Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk EWS

Software Requirement Specification (SRS)

for

Expert Warehouse System (EWS) to PT. Simpana Baranga

1. PENDAHULUAN

1.1 TUJUAN

EWS dimaksudkan untuk membantu meningkatkan pelayanan

kepada para penyewa dengan mempersingkat waktu bongkar muat

barang dari gudang PT. Simpana Baranga. Dengan sistem ini pemilik

gudang mengatur stok barang pada gudang dengan mudah, sehingga

berfungsi sebagai mesin pengatur dalam penempatan barang, dan

memudahkan kerja staff yang berkepentingan.

1.2 RUANG LINGKUP

EWS menjelaskan tentang apa yang harus dikembangkan di

dalam dan di luar lingkup sistem,

Di dalam jangkauan yaitu :

1) Mengelola data pelanggan.

2) Mengelola data barang masuk dan keluar.

3) Mengelola lot dalam gudang.

4) Memantau statistik penyewaan gudang.

5) Memantau status lot.

6) Pembuatan laporan penyewaan gudang.

Di luar jangkauan yaitu :

1) Perhitungan isi dari tiap item barang yang dititipkan di gudang tidak diperiksa dengan software ini.

1.3 DEFINISI, AKRONIM, DAN SINGKATAN

1. Akronim dan Singkatan

a. EWS : Expert Warehouse System

b. SRS : Software Requirement Specification

2. Definisi

a. Sistem : Metode, susunan yang teratur saling berkaitan.

b. Use Case : Kondisi yang mungkin dapat ditemui user.

c. User : Pengguna aplikasi (Karyawan dan Manajemen PT.

Simpana Baranga).

d. Browser : aplikasi yang ada di komputer kita, mirip dengan

aplikasi pengolah kata atau aplikasi lain, yang dirancang untuk

membaca tipe file data tertentu.

e. Sistem Operasi : perangkat lunak sistem yang bertugas

untuk melakukan kontrol dan manajemen perangkat keras serta

operasi-operasi dasar sistem, termasuk menjalankan software

aplikasi seperti program-program pengolah kata dan browser.

f. Instalasi : seni yang memasang, menyatukan, dan

mengkontruksi sejumlah benda yang dianggap bisa merujuk

pada suatu konteks kesadaran makna tertentu.

g. Log In : masuk sebagai member dari sistem.

h. Password : digunakan untuk mengakses dokumen, file,

halaman web, account, yang dilindungi. Tujuan pembuatan

password adalah demi keamanan.

i. Koneksi : hubungan ke suatu sistem.

j. Sign Up : mendaftar sebagai member dari suatu sistem.

1.4 REFERENSI

Referensi untuk aplikasi berupa dokumen dari PT. Simpana Baranga

untuk proyek aplikasi sistem pergudangan (EWS).

Lampiran A: Formula untuk perhitungan kapasitas gudang.

1.5 TINJAUAN

Maksud utama SRS ini terdiri dari :

Bab 2 menjelaskan deskripsi dari aplikasi. Maksudnya yaitu

menjelaskan apa saja yang diharapkan user dan beberapa asumsi serta

kondisi tertentu yang diasumsikan.

Bab 3 menjelaskan spesifikasi sistem dimana software yang

diharapkan dapat berjalan dengan baik. Persyaratan fungsional

menjelaskan berbagai macam use cases yang akan ditemui user.

Adapun beberapa persyaratan aplikasi sistem agar dapat berjalan

dengan baik dan kendala-kendala yang mungkin akan dihadapi

dijelaskan di bagian ini.

Bab 4 menjelaskan beberapa kemungkinan yang dapat

dikembangkan dari aplikasi ini di masa yang akan datang.

Akhirnya lampiran dalam Bab 5 berupa cara perhitungan kapasitas

gudang.

2. KESELURUHAN KETERANGAN

2.1 PERSPEKTIF PRODUK

Aplikasi sistem pergudangan ini ditujukan untuk karyawan

bagian administrasi dan pergudangan PT. Simpana Baranga sehingga

mempermudah dalam mengatur penyimpanan barang. Dengan adanya

aplikasi ini diharapkan proses penempatan dan pencarian barang

pergudangan lebih cepat, mudah, dan lebih terkendali. Pengguna dari

aplikasi ini adalah staff administrasi, staff gudang, dan pihak

manajemen PT. Simpana Baranga.

2.2 FUNGSI PRODUK
EWS harus mendukung penggunaan kasus-kasus berikut :

Class of Use Cases	Use Case	Description of Use Cases
Use Case yang berhubungan dengan Instalasi	Instalasi	Membuat dan Menginisialisasi file kerja
Use case yang berhubungan dengan masuk ke dalam sistem	Log In	Masuk ke EWS
	Ganti Password	Mengganti password member EWS
Use Case yang berhubungan dengan Menu Utama Pelayanan	Menu Utama	Masuk ke Menu Utama
	Pelanggan	Masuk ke form Data Pelanggan
	Admin	Masuk ke form Data Admin
	Barang	Masuk ke form Stok Barang
	Gudang	Masuk ke form Status Gudang
Use Case yang berhubungan dengan Menu Utama Manajemen	Log In	Masuk ke EWS
	Ganti Password	Mengganti Sandi EWS
	Menu Utama Manajemen	Masuk ke Menu Utama Manajemen
	Statistik Penyewaan	Masuk ke form Data Statistik Penyewaan
	Status Lot	Masuk ke form Data Status Lot
	Laporan Penyewaan	Masuk ke form Laporan Penyewaan
Use Case yang berhubungan dengan pengelolaan data pelanggan	Masukkan Data	Memasukkan data pelanggan ke dalam EWS
	Simpan Data	Menyimpan data pelanggan
	Perbaiki Data	Memperbaiki data pelanggan dalam EWS
	Hapus Data	Menghapus data pelanggan dari EWS
Use Case yang berhubungan dengan pengelolaan data barang	Masukkan Data	Memasukkan data barang ke dalam EWS
	Perbaiki Data	Memperbaiki data barang dalam EWS
	Hapus Data	Menghapus data barang dari database EWS
	Cari Barang	Mencari lokasi barang dalam gudang melalui EWS
Use Case yang behubungan Data Gudang	Nama Gudang	Nama Gudang
	Kategori Gudang	Spesifikasi Jenis Gudang
	Kondisi Gudang	Menampilkan kapasitas gudang yang sudah terpakai dan yang belum terpakai
Use Case yang berhubungan dengan statistik penyewaan	Tampilan Statistik	Menampilkan data statistik penyewaan gudang
Use Case yang berhubungan dengan Status Lot	Status Lot	Menampilkan kondisi lot yang terpakai dan yang belum terpakai
Use Case yang berhubungan dengan Cetak Laporan	Cetak Laporan	Mencetak laporan penyewaan gudang

2.3 KARAKTERISTIK PENGGUNA

a. User harus terbiasa dengan sistem pengelolaan pergudangan yang
berhubungan dengan data pelanggan, data barang, pengelolaan lot,
dan penyewaan gudang.
b. User terutama staff administrasi, staff gudang, dan manajemen
harus mengetahui rincian sistem pergudangan.

2.4 PELAKU UTAMA
Pelaku utama di aplikasi pergudangan ini yaitu user dan sistem.

2.5 KENDALA UMUM
a. Keamanan akses data oleh user yang tidak bertanggung jawab
kurang dapat di kontrol.
b. Memerlukan koneksi internet untuk dapat menggunakan aplikasi.

2.6 ASUMSI DAN DEPEDENSI
Dalam pengembangan aplikasi sistem pergudangan ini
diasumsikan bahwa:
a. Karyawan PT. Simpana Baranga yaitu bagian administrasi dan
bagian staff gudang yang memakai aplikasi sistem
pergudangan yang memiliki hak akses penggunaan.
b. Karyawan yang menggunakan aplikasi sistem pergudangan
memahami sistem pengelolaan gudang.


3. PERSYARATAN KHUSUS
3.1 PERSYARATAN FUNGSIONAL
Kami menjelaskan persyaratan fungsional dengan memberikan
berbagai macam kasus dalam use case.
Gunakan kasus yang berhubungan dengan instalasi:
Kasus 1: Instalasi aplikasi EWS
Aktor utama : User
Pra Kondisi : Sistem Operasi sesuai dan koneksi internet tersedia
Skenario Utama:
1. Pengguna(PT. Simpana Baranga) memulai program instalasi
aplikasinya beserta software yang mendukung.
2. Sistem meminta pengguna untuk direktori home di mana semua
file kerja akan dibuat dan dimunculkan.
3. Pengguna mengaktifkan browser dan masuk pada localhost
software nya serta sign up untuk menggunakan aplikasi tersebut.
4. Sistem akan menyimpan ke data base dengan data yang telah
dimasukkan dan menambah bila ada data baru lagi.
5. Pengguna telah dapat menggunakan aplikasinya dengan log in dan
masukkan password terlebih dahulu.
Alternatif Skenario:
1 (a). Kegagalan melakukan instalasi.
1. Instalasi dibatalkan, cek sistem operasi dan ruang memori
yang tersedia, sistem tidak kompatibel dengan aplikasi.
3 (a). Kegagalan jaringan
1. Koneksi dibatalkan, cek koneksi internet yang tersedia.
2. Pengguna tidak dapat sign up dan log in, cek koneksi
internet yang tersedia.
Gunakan kasus yang berkaitan dengan otorisasi:
Kasus 2: Log in
Aktor utama : User
Pra Kondisi : Koneksi Internet tersedia
Skenario Utama:
1. Jalankan aplikasi. Pengguna diminta untuk login dan masukkan
password.
2. Pengguna memberikan user id dan masukkan password.
3. Sistem melakukan otentikasi.
4. Layar utamaa kan ditampilkan.
Alternatif Skenario:
3 (a). Otorisasi gagal
1. Pesan pengguna bahwa ia mengetikkan user id atau
password yang salah, biarkan pengguna kembali
memasukkan user id dan password nya, diberi kesempatan
maksimum 3 kali.
Kasus 3: Ubah password
Aktor utama : User
Pra Kondisi : User login
Skenario Utama:
1. Pengguna memilih perintah perubahan password.
2. Pengguna diminta untuk memasukkan password lama, password
baru dan konfirmasi password baru.
3. Pengguna memberikan password lama, password baru dan
konfirmasi password baru.
4. Sistem melakukan otentikasi.
5. Password baru terdaftar dalam sistem menggantikan password
lama.
Alternatif Skenario:
4 (a). Otorisasi gagal
1. Pesan pengguna bahwa ia mengetikkan password lama
yang salah, biarkan pengguna kembali memasukkan
password nya, diberi kesempatan maksimum 3 kali.
2. Password baru dan konfirmasi password baru tidak cocok,
biarkan pengguna untuk memasukkan kembali atribut
tersebut, diberikan kesempatan maksimum 3 kali.
Gunakan kasus yang berkaitan dengan transaksi awal penitipan
barang:
Kasus 4: Tambah dan Identifikasi pelanggan (perusahaan)
Aktor Utama : User (staff administrasi)
Pra Kondisi : Telah log in aplikasi
Skenario Utama:
1. Pelanggan datang bersama dengan barang yang akan dititipkan,
pelanggan menghampiri staff administrasi,
Bagi pelanggan tetap (dikatakan pelanggan tetap bila telah pernah
mendaftar sebagai pelanggan dan menyewa gudang lebih dari 1
tahun) membuat kontrak kerja sama yang baru.
Bagi pelanggan tidak tetap (belum pernah mendaftar, kurang dari 1
tahun, bisa per hari) mendaftar menjadi pelanggan baru.
2. Staff administrasi masuk dalam aplikasi Data Pelanggan.
3. Staff administrasi memasukkan data pelanggan ke form Tambah
Pelanggan berupa Kode Perusahaan, Nama Perusahaan, Alamat,
Telepon, Nama Pemilik, Status Pelanggan, bila pelanggan adalah
pelanggan baru.
4. Staff administrasi memasukkan kontak baru ke form Kontrak
Pelanggan berupa Kode Perusahaan, Nama Perusahaan, Tanggal
Awal, Tanggal Akhir, Lama Sewa.
5. Pelanggan membawa dan menitipkan barangnya ke staff gudang.
Kasus 5: Tambah stok barang dalam gudang
Aktor Utama : User (staff gudang)
Pra Kondisi : Telah log in aplikasi
Skenario Utama:
1. Pelanggan datang dengan membawa barang yang mau dititipkan ke
staff gudang.
2. Staff gudang masuk ke aplikasi Staff Gudang lalu user mengisi
form Penitipan Barang berupa : Tanggal Masuk, Kode Perusahaan,
Nama Barang, Banyak Item.
3. Staff gudang menerima, mengecek, dan memberikan bukti
penitipan barang kepada pelanggan.
4. Staff gudang mengatur penempatan barang.
Kasus 6: Tempat stok barang dalam gudang
Aktor Utama : User (staff gudang)
Pra Kondisi : Telah log in aplikasi
Skenario Utama:
1. Staff gudang melihat kondisi gudang pada aplikasi Status Gudang,
menyesuaikan jenis dan banyak barang yang dititipkan dengan
keadaan gudang (Full, Medium, None).
2. Staff gudang membawa barang dan menempatkannya pada gudang
yang sesuai.
3. Lalu mengisi form Stok Gudang pada aplikasi berupa : Tanggal
Masuk, Kode Perusahaan, Nama Perusahaan, Kode Barang, Nama
Barang, Jumlah Item, Kode Lokasi, yang sesuai dengan
penempatan barang titipan tersebut.
4. Sistem akan menyimpan data barang tersebut ke dalam data base
dan stok barang dalam gudang akan bertambah, aplikasi Status
Gudang dan Kondisi Lot akan berubah mengikuti stok barang up
date tersebut.
Kasus 7: Lihat kondisi gudang
Aktor Utama : User
Pra Kondisi : Nil
Skenario Utama:
1. User masuk ke aplikasi Staff Gudang, Log In dengan user id dan
password, pilih menu Status Gudang pada layar tampilan.
2. Sistem memunculkan kondisi gudang berupa Kode Gudang, Kode
Lokasi, Status.
Kasus 8: Lihat kondisi tiap lot dalam gudang
Aktor Utama : User
Pra Kondisi : Nil
Skenario Utama:
1. User masuk ke aplikasi Staff Gudang, Log In dengan user id dan
password, pilih menu Status Gudang pada layar tampilan.
2. Sistem memunculkan kondisi gudang berupa Kode Gudang, Kode
Lokasi, Status.
3. User klik Kode Gudang yang mau ditinjau.
4. Sistem memunculkan kondisi lot dalam gudang tersebut berupa
Kode Lokasi, Nama Barang, Kode Perusahaan, Nama Perusahaan,
Status Lot.
Gunakan kasus yang berkaitan dengan data pelanggan :
Kasus 9: Ubah data pelanggan
Aktor Utama : User (staff administrasi)
Pra Kondisi : Telah log in aplikasi
Skenario Utama:
1. User masuk dalam aplikasi Data Pelanggan, pilih menu Edit Data
Pelanggan, masukkan Kode Perusahaan.
2. Sistem akan memunculkan data pelanggan.
3. User memasukkan data pelanggan yang baru untuk menggantikan
data pelanggan yang lama.
Alternatif Skenario:
2 (a) Sistem memunculkan pesan kesalahan kode.
1. Data tidak muncul, cek ulang kode, dan kembali masukkan.
Kasus 10: Hapus data pelanggan
Aktor Utama : User (staff administrasi)
Pra Kondisi : Telah log in aplikasi
Skenario Utama:
1. User masuk dalam aplikasi Data Pelanggan, pilih menu Hapus
Data Pelanggan, masukkan Kode Perusahaan.
2. Sistem akan memunculkan data pelanggan.
3. Jika kode benar dan data yang dimaksud adalah benar maka user
pilih menu Hapus Data.
4. Sistem menghapus data pelanggan dari database.
Alternatif Skenario:
2 (a) Sistem memunculkan pesan kesalahan.
1. User kembali ke menu Data Pelanggan memasukkan
kembali kode yang benar untuk memunculkan data
pelanggan yang benar.
Gunakan kasus yang berkaitan dengan pengambilan barang :
Kasus 11: Ambil barang titipan di gudang
Aktor Utama : User (pelanggan)
Pra Kondisi : Nil
Skenario Utama:
1. Pelanggan mendatangi staff gudang untuk melapor, tunjukan bukti
penitipan barang.
2. Pelanggan mengisi form Pengambilan Barang berupa Tanggal
Keluar, Kode Perusahaan, Nama Perusahaan, Kode Barang, Nama
Barang, Jumlah.
3. Staff gudang mencari lokasi barang dengan aplikasi Stok Gudang.
4. Staff gudang menuju lokasi penyimpanan barang, mengambil dan
memberikannya kepada pelanggan.
5. Pelanggan mengambil barang, membawa bukti pengambilan
barang ke bagian administrasi.
6. Pelanggan menyelesaikan biaya sewa dan menerima bukti lunas
serta bukti pengambilan barang dicap.
7. User membawa barang titipannya pulang.
Model use case untuk EWS :

3.2 PERSYARATAN KINERJA
1. Memiliki koneksi internet, dan aplikasi browser.
2. RAM minimal 512 MB.

3.3 KENDALA DESAIN
a. Keamanan : Aplikasi hanya digunakan pihak-pihak yang
memiliki hak akses dalam sistem pengelolaan gudang.
b. Toleransi Kesalahan : Data tidak akan rusak atau hilang bila
terjadi aliran listrik terputus.

3.4 ANTARMUKA EKSTERNAL
Tampilan utama :
Log In sebagai Admin :
Log In sebagai User :
Untuk tampilan profil user :
Untuk tampilan ubah password :
Tampilan untuk input barang :
Tampilan untuk output barang :
Tampilan Laporan Stok Gudang dengan sistem EWS :
Tampilan laporan dalam bentuk grafik batang :


 4. FUTURE EXTENSIONS
EWS merupakan aplikasi pengelolaan data penyewa, barang, kapasitas
gudang, dan statistik penyewaan. Bila memungkinkan pada yang akan
datang diharapkan dapat mengelola transaksi yang mungkin terjadi.


5. LAMPIRAN
5.1 LAMPIRAN A
Rumus untuk menghitung kapasitas gudang =
   
   




Jika kapasitas gudang = 0%, status gudang = full
Jika kapasitas gudang < 30%, status gudang = almost full.
Jika kapasitas gudang < 70% dan kapasitas gudang > 30% status
gudang = half of full.
Jika kapasitas gudang > 70% status gudang = less
Jika kapasitas gudang = 100% status gudang = empty

Untuk mendownload klik disini